Mormon
Kilisesi veya Türkiye Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü gibi büyük arşivciler, devamlılığı
olan veriyi en doğru şekilde depolama ve saklama ihtiyacı duyduklarında mikro filmleri kullandılar.
Onların uzun zamanlı kullanımlar için veri depolanmasının en eski ve güvenilir yolu mikrofilm bankası hala bir çok organizasyonun ihtiyaçlarına cevap vermektedir. Mormon kilisesinden Eric Erickson “ Planımız bilgilere 500-1000 yıl boyunca sahip olmamızdır. Bu niçin film üzerinde olmasın?” demektedir. Mormon Kilisesi 2 milyon rulo mikrofilm üzerindeki bilgiye sahiptir. Ulusal Arşivlerin yöneticileri her 5-10 yıl arasında değişen bilgisayar donanım ve yazılımları nedeniyle kayıtların depolanması ve dağıtımını dijital ortamdan daha ucuz olan mikrofilm üzerinden yapmayı tercih etmektedirler.
EYE COM Sistemleri Şirketinin kurucusu Russell J. Burkel “Bugün kullanıcılar herhangi bir çeşit bilgisayar hafızasında (Harddisk, Optik Diskler, CD-ROM vb.) depoladıkları bilgilere kolay ve hızlı bir şekilde ulaşabilmektedirler. Fakat her 5-10 yıl içerisinde kullandıkları ortamı yenilemek durumunda olmaktadırlar. Temel olarak problem basitçe insanlar sayısal konuşamazlar. Eğer siz insan olmayan, güvenilir olmayan bir formda bilgilerinizi depolarsanız bu ortam için gerekli olan donanım ve yazılıma bağlı bit akışını yönetip insan tarafından okunabilen forma dönüştüren cihazlara ihtiyacınız olur…” diyerek sayısal ortamdaki temel soruna dikkat çekmektedir.
Burkel, potansiyel mikrofilm kullanıcılarının bilincini arttırmayı amaç edinmiş bir komitededir. Bilgi ve Görüntü Yönetimleri mikrografik hizmet gücü için bir cemiyetinde aynı zamanda bir üyesidir.
Uzun dönemde arşiv depolama piyasasının %94’ü hala kağıt olarak hesaplanmaktadır. Mikrofilm bu piyasada %4, elektronik ortam %1 paya sahiptir.
Mormon Kilisesi , dünyada en geniş mikrofilm kullanıcısı ve tüketicisidir. Kilise arşivleme operasyonlarını A.B.D.’ne ilaveten Latin Amerika, Güney Afrika, Avrupa, Çin ve Hindistan’da sürdürmektedir. Kilise arşiv kayıtlarının depolanması için Salt Lake City’nin Little Cottonwood Kanyonun da katı granit blok içinde çelikve beton hatlı mahzen oluşturmuşlardır.
Benzer olarak bankalar, sigorta şirketleri ve diğer organizasyonlar kayıtlarını uzun zamanlar boyunca korumak için kendi arşiv depolarını oluşturmuşlardır. Mormon kilisesi eski ve yeni teknolojiyi birleştirip elverişli şekilde kullanmıştır. Erickson “ Bilgisayarlar yeni oluşturulmuş bilgiye ulaşmakta hızlı ve kullanışlıdır. Ancak organizasyonlar daha eski kayıtları için mikrofilme dönmektedir…” söylemiştir. “Oluşturulacak olan bir Hibrid Sistem ve Görüntüleme şirketlerin arşivleme ihtiyaçlarını yanıtlamaktadır. Bu tür de görüntüleme sistemleri ile veri hem bilgisayar tarafından sayısal formda ve mikrofilm üzerinde yerleştirilebilmektedir. 6 ay veya 1 yıl içinde sayısal ortam da kaydedilen veriler üzerinde değişiklikler olabilir ve elektronik olarak silinebilir fakat film üzerinde bu veriler kaybedilemezdir. Dolayısıyla dijital bir sistemde gerek duyulan bir bilginin kaybedilmesi halinde mikrofilm üzerinden bu bilgiye ulaşılabilinir. Hibrid sistem mikrofilm ve dijital teknolojinin senkronize veya ayrı ayrı kullanılmasına olanak tanır. Mikrofilm üzerindeki verileri sayısal hale dönüştürebilirsiniz, elektronik olarak bilgiyi gönderebilir veya alabilirsiniz; bir network ağı ile veri akışı ve doküman yönetimi yapabilirsiniz…” CANON’dan Robert Stankard ARMA konferansında Hibrid Sistemin günümüz Arşiv ihtiyaçlarına cevap olarak önemine değinmiştir.
Dokümanları Sonsuza Kadar Korumak
Günümüzde bilgisayar sistemlerinde depolanan veri her yıl %100’ün üzerinde bir artış göstermektedir. İş çevreleri için bilgi ve belgelerin saklanması kritik bir konudur. Arşivsel depolama, dokümanların belirsiz bir gelecek zaman için korunması ve iş ya da operasyonel gereksinimler doğrultusunda kolay erişilebilir kılınması özelliklerini sağlamalıdır. Bu dokümanlar kağıt yada başka analog medyalarda olabileceği gibi çok değişik bilgisayar sistemlerinde yaratılmış dijital dokümanlar da olabilirler.
Dijital teknolojilerin kolay erişim gibi, çok çekici fonksiyonları vardır ve bugünün operasyonel altyapısının bir parçasını oluşturmaktadırlar. Ancak bugünün bilgisayar teknolojisinin ürün ömrü yönetimi manyetik medya için 10-15 yıl ve bunları destekleyen donanım ve yazılımlar için 3-7 yıl ömür biçmektedir. Bu dijital medyada saklanan bilginin her 7-15 yılda bir tekrar elden geçirilmesinı gerektirmektedir ki bu da orijinal dokümanların değiştirilemez bir şekilde korunması konusunda bir soru işareti yaratmaktadır.
Kağıt ve mikrofilm gibi analog teknolojiler orijinal dokümanları değiştirilemez bir şekilde korurlar. Kağıt çok büyük arşivlerde saklama ve erişim problemleri yaratır. Mikrofilm ise 500 yıl ömür biçilen çok dayanıklı bir medyadır. Fihrist bilgileri dijital ortamda saklanabilir olup, daha kolay erişim sağlar. Bu nedenledir ki dijital ve analog teknolojilerin güçlü yönleri entegre edildiği zaman arşivsel depolama alanında ideal bir çözüm elde edilmiş olur.
Bu alanda başarının anahtarı her iki teknolojinin bileşenlerini entegre bir çözüm olarak sunabilmektir. Bu da doğru doküman ve mikrofilm kamera/tarayıcıları, bilgisayar donanımları, ilgili yazılım uygulamaları ve altyapı sistemlerinden oluşmaktadır. Bu tür altyapı sistemleri ve doğru çözüm ortakları ile desteklenen sistem entegratörü firmalar genellikle başarılı bir arşivsel depolama sistemi kurabilirler. Fihristleme rutinleri bu sistemin kalbi olup, bunlar kullanıcı gereksinimleri göz önünde bulundurularak yaratılmış olan dokümanların kodları, numara yada kodlanmış içerik referansları, dijital işaretlerle mikrofilm üzerindeki optik işaretlerin birleştirilmesi ve diğer parametrelerdir.
Gereksinim Senaryoları:
Internet ve elektronik ticaret önlenemez bir şekilde büyümektedir. Herhangi bir iş’te başarı için bilginin çok kritik olduğu bilgi çağı çoktan başladı. Bilgisayar sistemlerinde saklanan bilgi her yıl %100’den fazla artmaktadır. Ancak bazı temel iş kuralları hala aynıdır; müşteri velinimet’tir, yapılan iş sonucunda kar elde edilmelidir ve dokümanlar mali ve yasal zorunluluklar nedeni ile saklanmak zorundadır.
Bilgi ve belgelerin saklanması iş çevreleri için dengelenmesi çok kritik bir konudur. 3 aylık kayıtları içeren yeni dokümanlar çok sık başvurulurken daha eski dokümanlara daha az sıklıkta (o da çok gerekirse) başvuru yapılmaktadır. Dokümanların korunması için konan kurallar standart ve kesin değildir. Internet’ten pazarlama ve satış yapan bazı şirketler, risk alarak, dokümanlarını 1 yıl saklarken sigorta şirketleri bir poliçeyi yaşam süresi artı 7-10 yıl için saklarlar. Öyleyse bir dokümanın belirsiz bir uzun zaman süresince korunması için en iyi yöntem nedir? Bu en basitinden kağıt orijinallerin bir kutuya konup, gerektiğinde ulaşılabilmesi için bir depo’ya kaldırılmasından mı ibarettir? Bu yöntem geçtiğimiz yüzyıllarda çok uygulanmış olup, 2 konuyu öne çıkarmaktadır:
Dokümanın kağıt (analog) ortamında olması, gelecekte ona gereksinim duyacak herkesin erişip okuyabilmesini sağlar. Burada okuyanın okuduğunu anlamasında tek engel kullanılan lisanın anlaşılabilmesidir.
İnsanların çalışma yöntemleri ve iş prosesleri zamanla değişikliğe uğramıştır.
Günümüzde bilgi ve belgeye erişimin, yaratılması ve dağıtımının bilgisayarlı aşamalardan geçtiği dijital evreyi yaşıyoruz. Bu nedenledir ki, bir kağıt dokümana ulaşmak yada onu kullanmak amacı ile dağıtmak ve ilgili herkesin paylaşmasını sağlamak için onu dijital ortama aktarmak gerekmektedir.
Ancak bu husus dokümanın ilk dosyalandığı 20 yada 30 yıl önce biliniyor muydu? – büyük ihtimal ile hayır.
Bugün analog ve dijital ortamda yaratılan dokümanların sonsuza – belirsiz uzunlukta bir gelecek zaman süresi’ne kadar saklanması için en uygun çözüm ne olmalıdır?
Doküman Korumasının Bileşenlerini Belirlemek :
Dokümanların depolanması ve erişilebilmesi için dijital sistemler bugünün doğal seçimi olmaktadır. Günümüz teknolojisi yüksek kapasitelerde bilgiyi maliyetleri düşük olan manyetik disk, teyp ya da optik disk’lerde depolayabilmektedir. Aynı zamanda kağıt ve mikrofilm ortamında da saklanabilir.
Tüm bunların altında yatan ana neden dokümanların gelecekte belirsiz bir zaman için saklanması ve iş yada operasyonel gereksinimler doğrultusunda erişilebilir olması gerektiğidir. Neden belirsiz bir uzun zaman süresi? Çünkü operasyonel gereksinimler bir bilginin ne kadar zaman için saklanması gerektiğini öngöremez – ve iş riski devam ettikçe doküman içeriğinin tam olarak korunması şarttır. Aşağıda belirsiz zaman kavramına örnek verilmektedir:
Hükümetler vatandaşlarının sosyal sigorta ve vergi kayıtlarını faal çalışma hayatları ve devamında saklamak zorundadır. 20 yaşında iş hayatına başlayan ve 65 yaşında emekli olan bir kişinin faal çalışma süresi 45 yıl olarak hesaplanabilir. Buna ilave olarak yaşamın uzaması nedeni ile kişilerin emeklilik haklarını talep etme süreleri çok farklılık gösterecektir. Emeklilik hakları bir kişinin tüm yaşamı boyunca sağladığı faydalar göz önüne alınarak hesaplanmalıdır. Ve ölüm halinde ilgili hükümet biriminin tüm hakların tam olarak alındığını doğrulaması gerekir. Eğer 95 yaşında, emeklilikten 30 yıl sonra, ölüm gerçekleşirse orijinal kayıtlar asgari 75 yıl saklanmış olacaktır. Dosyanın kapanması ilave bir 5 ila 10 yıl alacağından bu süre daha da uzayacaktır. Kısaca bir kişinin kayıtlarının ortalama 100 yıl saklanması gerekecek, ve bu da ömürlerin uzaması ile önümüzdeki 50 yıl içerisinde 150 yıla kadar çıkabilecektir.
Bir hayat sigortası poliçesinin, poliçe süresi artı 7 yıl saklanması gerekir. Dolayısı ile bir hayat sigortası 25 yıllık ise, 32 yıl süre ile saklanması gerekecektir.
Bir uçağın bakım/işletme kayıtları uçağın faal ömrünce saklanması gerekir. Uçağa biçilen ömür 20 yıl olsa bile bazı durumlarda artı 10 ila 15 yıl daha uçabilir. Uçağın bakım kayıtları düzgün bir şekilde tutulmamış ise yapılan yada yapılacak mühendislik değişiklikleri ve modifikasyonlar uçağı risk’e sokar. Bu risk ise uçağı sigortalanamaz ve uçamaz hale getirir. Uçağın ticari ömrü bittikten sonra ise tarihi ve özel ilgi nedeni ile kayıtların tutulmasına devam edilebilir. Bu da demektir ki bir uçağın kayıtları 50 ve hatta daha uzun yıllar için saklanması gerekebilir.
Dijital Seçenekleri İrdelersek :
Öncelikle dijital yöntemi seçersek, opsiyonlar; kağıdı bir tarayıcı vasıtası ile tarayıp görüntüyü dijital ortama aktarmak ve bir veritabanında saklamaktır. Taranan görüntüler dijital olarak yaratılmış dokümanlar ile birlikte saklanabilir ve kolay erişim için fihristlenebilirler. Maliyet unsuru, teknolojik gelişim eğrisi her yıl %50 fiyat performans iyileştirmesi sundukça, zaman içinde erimektedir. Peki dijital teknolojiler, bilinen tecrübe ve pratik örneklerden yola çıkıldığında, kayıt ve bilginin belirsiz bir zaman için korunması şartını ne derece yerine getirebiliyorlar?
Dijital medya seçimi manyetik disk ya da teyp veya optik disk, teknolojik ürün
ömrü ile sınırlıdır. Genel olarak, bir medya tipi satıcı firma tarafından 10-15 yıllık bir süre için tutulur, daha sonra desteklenmez. Bu bilgi içeriğinin tekrar tekrar yenilenmesi gerekliliğini ortaya çıkarmaktadır ve kapasitelerin artması ile ciddi bir maliyet unsuru ortaya çıkabilmektedir.
CD-ROM yada DVD gibi alternatif medyalar daha ziyade dağıtım medyası olarak kullanılmaktadır. Ancak bunların da gelecekte artık desteklenmeyecekleri belirli bir ömürleri vardır.
Bilginin yenilenmesi esnasında bilginin bütünlüğü sağlanmış mıdır? Çoğunlukla bu tür bilgi yenilemelerinde içeriği koruyan yöntemler var olmasına karşın dış etkenler nedeni ile bilgilerin değişmiş yada bozulmuş olma riski daima vardır. Dokümanlar bir kez kaybolduğunda iş riski bir hayli yüksek olup, hatta felaket ile sonuçlanabilir.
Veri’yi okuyan ve işleyen bilgisayar donanımlarının da önceden tanımlanmış ömürleri vardır.
Bir ürün ailesi yeni versiyonlarla, ortalama 9-18 ayda bir güncellenir. Aynı ürün ailesinde ileriye doğru uyumluluk desteklenmiştir. Ancak ne zaman yeni bir ürün ailesine geçiş yapılırsa, bu eski sisteme desteğin yakın bir zamanda ortadan kalkacağına işarettir. Bu da yeni kişisel bilgisayar ve yan sistemlerinin efektif ömürlerinin 3-7 yıl, yani medyanın ömrünün yarısı kadar olmasını getirmektedir.
Dolayısı ile bilgi yönetim sistemlerinde medya ömrü onları destekleyen sistemlerin ömründen daha az bir önem
arz etmektedir.
Kayıt ve saklamada endüstri standardı olarak kabul edilmiş formatlar medya uyumunu sağlamakta bir yöntem olmuştur.
Bunlar da zaman içerisinde değişikliğe uğrayacaktır. Burada önemli olan bir firmanın diğerine oranla bir
standardı nasıl uyguladığıdır. Bu da özellikle bir standart’ın yeni bir standart ile değiştirildiği ve güncelleme zamanı geldiğinde
gerçek bir problem olarak karşımıza çıkacaktır.
Dolayısı ile dijital ortamda, kolay erişim, dağıtım ve kullanım avantajı, bilginin yeni medya üzerine güncellenmesi gerekliliği ve bu esnada oluşabilecek bilgi kayıp ve bozulmaları hesap edilerek dengelenmelidir.
Bu da kıymetli bilginin değiştirilemez bir şekilde saklanması gereğinin çok önemli olduğu gerçeğini ortaya çıkarmaktadır. Ve eğer bu da çok komplike yerine basit bir şekilde çözüme kavuşturulabilirse önemli avantajlar elde etmiş oluruz.
Dijital depolama çok çekici bir alternatiftir. Çok komplike sıkıştırma ve kriptolama teknikleri mevcuttur. Ancak yazılımların ürün ömürlerinin 3-7 yıl olup, yılda bir yada iki kez yeni versiyonlar ile güncellendiği ve sürekli virüs tehdidi altında olduğu gerçeğinden yola çıkarsak eski ve kıymetli dokümanların uzun süreli olarak manyetik medya üzerinde saklanması seçeneğini çok dikkatli bir şekilde değerlendirmemiz gerekir. Burada salt medyayı okuyacak donanım ve sürücülerin var olması anlamında değil, bu medyayı okuyacak ve kullanılır şekilde sunacak yazılım ve rutinlerin mevcut olması gerektiğinin de düşünülmesi şarttır.
Sonuç olarak, dokümanları gelecekte belirsiz bir zaman süresi için sadece dijital olarak muhafaza etmek gerçek iş risklerini beraberinde getirir. Burada tercih edilecek yöntem olarak, analog temeli olan basit, ancak kayıtları hızlı bir şekilde araştırılıp dijital bir sisteme aktarabilecek ve günlük çalışma temposunu aksatmayacak bir çözüm ortaya çıkmaktadır.
Kağıt orijinal belki de en basit form’dur ancak büyük arşivlerde ciddi saklama ve erişim problemleri yaratır.
Analog Seçenekleri İrdelersek :
Analog seçeneklerin irdelenmesi ‘kağıt’ yada ‘mikrofilm’ gibi biraz da duygusal bazı konuları gündeme getirmektedir.
Bu seçeneklerin incelenmesinde, bir tek dokümana ulaşabilmek için birçok dosyayı araştırma zorunluluğundan ötürü kağıdın erişim hızının oldukça sınırlı olduğu görülmektedir. Şirketler çok büyük miktarlardaki kağıt arşivlerini depolarda, bodrumlarda ve hatta kullanılmayan maden ocaklarında saklamaktadır. Bazı durumlarda depolar istenen dokümana kolayca ulaşmayı sağlamak üzere otomatik erişim sistemleri ile donatılmaktadır. Ve kağıt arşiv depolarının yangın, sel ve deprem gibi felaketlere uğrayarak tamamen yok olduğu birçok tecrübe yaşanmıştır. Mikrofilm uzun yıllardır bu tür kayıtların gelecekte belirsiz bir zaman süresi için saklanmasında çok kullanılmıştır ve halen kullanılmaktadır. Mikrofilm ortamındaki bilgi ve belgelere (mikrofiş ve rulo mikrofim üzerinde aranan bir görüntüye) kolaylıkla ulaştırabilen sistemler de geliştirilmiştir. Bir engeli, analog bir medya olması nedeni ile elle
müdahalenin çok olmasıdır. İlaveten filmin banyo edilmesi gerekmektedir.
Analog yaklaşımın fayda ve yetersizlikleri şu şekilde sıralanabilir :
Kağıt kolayca okunabilir, uzun bir ömrü vardır ve gelecekte değiştirilmemiş, orijinal haline erişilebilir.
Ancak hızlı ve kolay erişim için depolanması ve fihristlenmesi zordur.
- Bir kez arşivden çıkarıldığında derhal taranması veya kopyalanması
gerekir ki orijinal doküman bozulmadan arşive iade edilebilsin. Dijital bir sistemde dağıtımının yapılabilmesi için taranabilmesi gerekir.
· Mikrofilm, analog ve dijital erişim sistemleri ile desteklenmekte olup, uzun süreli doküman depolama amacıyla kullanılır.
- Dijital ya da analog formda olan dokümanlar mikrofilm ortamına alınabilir ve orada saklanabilir. Kağıt dokümanların direkt fotografik görüntüsü ya da bilgisayar çıktısı olarak mikrofilm, dokümanları orijinal içeriğinde değişmez biçimde saklar.
Dokümanlar dijital ya da analog erişim yöntemleri kullanılarak fihristlenebilir. DIN A4 boyutuna kadar olan dokümanlarda 16mm rulo mikrofilm kullanmak büyük kapasiteli mikrofilm arşivlerinde hızlı erişim olanağı sağlarken düşük kapasiteli arşivlerde ve dağıtım amacı ile mikrofiş avantaj sağlar. DIN A3 ve daha büyük boyutlu dokümanlarda teknik olarak 35mm rulo mikrofilm kullanmak zorunludur. Mikrofilm medya ömrü 500 yıl olarak tespit edilmiş olup, böylece bilginin yenilenmesi gerekmez – ki bu da gelecekte belirsiz bir zaman tanımı için iyi bir sınır değeri oluşturabilir.
Okuma amaçlı basit bir çözüm; bir mercek ve bir ışık kaynağı’dır, karmaşık değildir ve zaman içerisinde eskime tehlikesi bulunmaz. Ancak mikrofilm de tarama yapılarak erişim ve görüntüleme için dijital teknoloji ile entegre edilebilir.
Mikrofilm proses (banyo) edilmek zorundadır.
Fihristleme sistemlerini Manuel yöntemlerle desteklemek ve yönetmek için insan emeği kullanmak zorunludur.
Mikrofilm, oturmuş bir teknoloji olmasına karşın, imaj, dijital sistem ve proseslerle entegre edilmesindeki hız ve salt orijinal kaynak dokümanlar teknolojisi olduğu gibi faktörler nedeni ile problemler yaşamıştır. Günümüzde kolaylıkla bir arşivsel medya olarak kabul görmektedir. Analog ve dijital teknolojilerin bileşenleri incelendiğinde; dokümanların değiştirilemez ve gelecekte belirsiz bir süre sonra erişilebilir bir şekilde, uzun süreli koruma şartlarını yerine getirmek için ancak her ikisinin de en iyi yönlerini almak yolu ile ideal bir arşiv deposu yaratılabileceği görülmüştür.
Medya Dayanıklılığı ve Felaketlerden Koruma :
Sağlıklı iş yöntemleri sürekli iş operasyonlarını destekleyecek ve her zaman çalışır durumdaki sistemlere olan gerekliliği vurgular. Bugünün global ekonomisinde bir yerlerde birileri rakiplerinin dezavantajını kullanarak müşterilerini arttırmaya bakmaktadır. Bu da planlanmış yada planlanmamış sistem hatalarının yönetimine yeni bir bakış açısı getirmektedir. Bir zamanlar iş için kritik olan prosesleri ayırıp bunlar için felaket planlaması yatırımı yapılması gündemde idi. Artık bütün prosesler iş için kritik olmaktadır. Bir firmada her seviyedeki çalışanlar görevlerini yapabilmek için sistem proseslerinin devamlılığını beklerler. Bu da arşiv depolarının gereksinim duyulduğu anda erişilebilir durumda olması anlamına gelmektedir.
Dijital sistemler birbirlerinden çok uzak ve uygun yerlerde saklama amacı ile
kopyalanmaktadır. Sistemde bir hata oluşmuş ve medya’ya birşey olmamış ise, dijital data’yı okuyabilmek için muhakkak uygun donanım ve yazılım sistemlerini temin etmemiz gerekir. Dolayısı ile bir felaket anında medya’nın dayanıklılığı kadar bunu okutabileceğiniz donanım ve yazılım sistemleri de önemlidir.
Ancak Arşiv Depoları, genelde sistem kopyalamanın bir parçası değildir.
Analog medya ise yalnızca tek kopya saklanır ise zarar görür, ki genelde bu kağıt arşivlerinde böyledir. Mikrofilm kayıtları değişik yerlerde kopya olarak saklanabilir. Mikrofilm, analog medya olması nedeni ile kolaylıkla çıplak göz ile okunabilir, tüm gereken bir mercek ve bir ışık kaynağı’dır.
Zaman geçtikçe manyetik medya üzerine yapılan kayıtların kalitesi bozulacaktır. Dolayısı ile manyetik disk yada teyp üzerine kaydedilen tüm bilginin zaman içerisinde yenilenmesi gerekecektir. Optik diskler üzerine kayıt edilen bilgilerin 25 yada daha fazla yıl saklanması mümkün görülse de eski medya’yı okuyabilecek aygıtlar ve teknoloji değişeceğinden muhakkak kayıtların daha yeni teknolojilere aktarılması gerekecektir.
Analog teknolojiler son derece dayanıklı olduklarını ve 100 yıldan daha fazla dayanabileceklerini ispat etmiş olduklarından kayıtların yenilenme amacı ile medya değiştirilmesini gerektirmez. Dolayısı ile çok büyük miktarlarda dokümanı belirsiz bir zaman korumak için kullanılacak medya mikrofilm’in özelliklerine sahip olmalıdır; dayanıklı, dijital ve analog teknolojilerde kullanılabilir, çaresiz kalındığında çıplak göz ile okunabilir olup, bilgisayar virüslerine karşı korunmuş olmalıdır!
Sonuç olarak, dokümanları korumak ve gelecekte belirsiz bir zaman süresi içinde içerik değişikliğine karşı riske etmemek isteniyorsa mikrofilm medya’sının yararlı yönlerini, dijital sistemin iyi bir arama ve organizasyon gücü ile birleştirerek ideal bir sistem yaratılabilir. Bu tür entegre sistemler bir kaç yıldır mevcut, ancak daha küçük ölçekli sistemler olarak kullanılmaktadır. Bu sistemler yüksek volümlerde dokümanlar için daha büyük ölçekli
sistemler olarak tasarlandığında, kullanıcılar uzun yıllar teknolojik ürün ömürlerinden etkilenmeden bilgiye ulaşabilecekleri bir çözüm’e kavuşmuş olacaklardır.
Bir Arşiv Sisteminin Bileşenleri
En uygun arşivsel çözüm sunan bir sistemin mikrofilm ve dijital prosesleri entegre olarak kullanabilmesi gerekir. Uygulama bir entegre görüntüleme sistemi, bir iş akışı sistemi ya da arşiv depolama çözümü olabilir. Kullanıcılar sistem arayüzü olarak büyük olasılık ile M/S Windows yada bir browser’i olan bir PC ile Win 2000, NT, UNIX, AS/400 yada System390 platformlarındaki uygulamaları çalıştırıyor olacaklardır.
Orijinal dokümanlar tipik olarak ya dijital olarak yaratılmış, yada kağıt tarayıcılardan geçirilerek dijital ortama aktarılmış olacaktır. Bu dokümanlar bir veritabanı kullanan çeşitli uygulama yazılımları ile saklanacaktır. Bir bilgi yada dokümanın arşivlenmesi işlemi için şu noktalara dikkat edilmesi gerekir:
Arşivsel kayıtların üretilmesi bir işlemdir ve çıktısı mikrofilm’dir. Arşivsel amaçlara en uygun medya, orijinallerin boyutlarına göre 16 yada 35 mm rulo mikrofilm’dir. Mikrofiş yada 105mm mikrofilm yüksek kapasiteli arşivlerde araştırmayı çok zorlaştırdığı ve fazla insan emeği gerektirdiği için uygun görülmemektedir. Dokümanların film’e alınmasında dikkat edilecek en önemli husus orijinallerin boyutudur. Genellikle DIN A4’ten daha büyük dokümanlar için 35mm rulo mikrofilm tavsiye edilirken bu boyuta kadar olanlar için 16mm idealdir. Artık her boyuttaki (DINA6’dan DINA0’a kadar) dokümanları mikrofilm’e çekerken aynı anda dijital tarama yaparak bir defada hem mikrofilm ve hem de dijital görüntü arşivi yaratan cihazlar piyasada mevcuttur. Bu dokümanların fihristlenmesi tüm bu işlemin anahtarıdır, ve bu birçok gereksinimi karşılayabilecek esneklikte olmalıdır. Mikrofilm’e çekilen/çekilmiş her doküman ya da görüntü kare’sine kolaylıkla erişilebilmesi için bir film
tarayıcıya gereksinim vardır. Kayıtların fihristi öyle hazırlanmış olmalıdır ki, kullanıcı bir dokümanı belirleyip çağırdığında hızla ekrana getirip talep eden kişiye sunumunu gerçekleştirebilmelidir.
Yüksek kapasiteli mikrofilm arşivlerinde elle erişimden daha ziyade otomatik erişim sağlayan sistemler arzulanır ki kasetlerin yüklenmesinde insan faktörü asgariye indirilsin. Bu da daha çok manyetik teyp ya da optik disklerde kullanılan jukebox sistemlerinin uygulaması ile oluşturulabilecek, çok da karmaşık olmayan bir teknolojik çözümdür.
Komple çözüm organizasyon uygulamaları ve genel kurallarına uygun olmalıdır. Bu spesifik bir sistem uygulaması değildir, her kullanıcının gereksinmelerine uygun hale getirilebilmelidir. Sonuç olarak, organizasyonda mevcut bir çok alt sistemin entegre ve bileşik hale getirildiği sistem entegrasyonu bu çözümün en önemli komponentidir. Buna dokümanların ve içeriklerinin kolaylıkla erişilebildiği bir araştırma fihristinin oluşturulması da dahildir.
Kullanıcılarına bilgisayar temelli bir fihrist ile araştırma olanağı veren, arama ve dağıtımın mikrofilm temelli doküman tarama ve erişim ile entegre olduğu sistemlerin şansı gelecekte daha yüksek olacaktır. Bu tür çözümleri sunan firmaların hem analog ve hem de dijital teknolojilerde tecrübe sahibi olmaları gerekecektir. Çözüm sunan imalatçı firmaların hem analog ve hem de dijital uygulamalarda tecrübe sahibi ve her iki teknolojiyi kullanarak güçlü çözümler üretebilecek sistem entegratörleri ile çalışmaları gerekecektir.
Kaynak
Mehmet T. HASEKİ
BORDO DOKÜMAN SİSTEMLERİ TİCARET ve SANAYİİ
A.Ş Genel Müdürü
