Yönetmen, teknik meslek gruplarının sorumluları ile reji toplantı düzenleyerek
yapacağı çekim hakkında ekibe genel bilgi verir. Bu bilgi ilk toplantıda
projenin konusu nasıl olacağı ve hikaye hakkındadır. Sinopsis, senaryo ve konuyu
açıklayacak mekan resmi, deneme çekimi, görüntülü materyaller, oyuncular,
karakterler ve filmin atmosferi hakkında genel bilgileri anlatır.
Örneğin; Matrix benzeri daha önce çekilmeyen özel bir film olduğu için yönetmen
projeyi ekibin anlayabilmesi için görüntü yönetmeni, sanat yönetmeni gibi önemli
teknik elemanlara önce konuyu anlatan bir kaç kitap dağıtır. Bu kitapları okuyup
bir dahaki reji toplantısına gelmelerini ister. Kitapları okuyup reji
toplantısına gelen görüntü yönetmeni "Bu filmin çekilmesi çok zor... Hatta
imkansız" dese de yönetmen kendisini projeye inandırır. Daha sonraki toplantıda
ise senaryo ve storyboard dağıtılır okumaları istenir. Sonraki toplantıda
yönetmen filmini anlatır. (Kaynak : Matrix filminin kamera arkası filmi)
Yönetmen ayrıca oyuncularla da karakter oturtmak için bir toplantı daha
yapmalıdır. Oyunculara da filmi anlatmalıdır. Oyuncuların nasıl bir karakter
yaratmaları gerektiğini ve önemli sahneleri konuşmalıdır.
Film çekimi sırasında da her gün çekim öncesi kısa bir anlatım yapmak ve önemli
sahnelerin çekiminden önce reji toplantısı yapılarak sahnenin ve planların nasıl
olması gerektiği, sahnenin, mekanın atmosferi, uygulanacak efektler gibi özel
durumlar konuşulmalıdır.
